شرح وظايف بايگاني آموزش :

1-آماده سازي پوشه و قراردادن برگه هاي فهرست نويسي جهت ثبت نام.

2-تشكيل پرونده دانشجوهنگام ثبت نام شامل مراحل زير:

الف)قراردادن مدارك دانشجو در پرونده

ب)مهرو شماره نمودن تمامي مدارك داخل پرونده و فهرست نويسي آنها.

ج)پومرنمودن كليه پروندهاي دانشجويان طبق ورودي،كدرشته،نام خانوادگي و نام آنها.

د)قراردادن پرونده داخل قفسه طبق دانشكده و رشته هاي آنها.

3-اسكن عكس دانشجويان

4-ليست نمودن تمامي پرونده هاي موجود دربايگاني دردفتر مخصوص طبق دانشكده،ورودي ،رشته و حروف الفبا.

 5-تهيه آمار دانشجوياني كه تائيديه تحصيلي و اصل مدرك پايه دارند.

6-اخذ مدارك يا نواقصي مدارك ثبت نامي ازاداره ثبت نام و پذيرش اعم از ريزنمرات؛تايئديه دوره كارداني وبايگاني نمودن در پرونده دانشجو.

7-دريافت مدارك از نظام وظيفه اعم از كپي كارت هاي نظام وظيفه،گواهي هاومجوزهاي خروج از كشور و مجوزهاي معافيت ويا لغو معافيت نظام وظيفه.

8-اخذ مدارك از خدمات آموزشي مانند نامه هاي شورايي واحدوسازمان مركزي،جوابيه ها،فرم هاي خلاصه وضعيت وبايگاني نمودن در پرونده دانشجو.

9-دريافت تائيديه تحصيلي و تعيين رشته آن توسط بايگاني و همچنين برگه هاي گواهي اشتغال به تحصيل از دبيرخانه مركزي دانشگاه.

10-دريافت فرم خلاصه وضعيت ،پرينت انتخاب واحد و كارنامه نيمسال هاي مختلف كليه دانشجويان و بايگاني نمودن در پرونده دانشجو.

11-دريافت نامه هاي كار آموزي  و پاكت مدارك مخصوص فارغ التحصيلان .

12-تحويل مدارك به دانشجويان انصرافي و اخراجي و راكد نمودن پرونده.

13-تحويل پرونده به دانشكده ها،فارغ التحصيلان و حراست .

 14-دراختيار گذاشتن اطلاعات دانشجو (شماره تماس و آدرس )به قسمتهاي مختلف دانشگاه در صورت لزوم.

15-مهرو شماره گذاري تمامي مداركي كه از قسمتهاي مختلف دانشگاه به بايگاني ارائه مي شودو قراردادان آنها داخل پرونده دانشجو .

16-جوابگويي به دانشجودرخصوص درخواست اصل مدرك واطلاع از مدارك موجوددر پرونده اعم از تائيديه ،ريز نمرات ،نامه هاي شورايي و سازمان مركزي   و دادن كپي ازداخل پرونده به آنها.

17-فهرست نويسي پرونده هاي انتقالي و مشخص نمودن ورودي و رشته و پومر نمودن وثبت در دفتر بايگاني.

18-انجام دادن مراحل ارسال پرونده هاي از قبيل فهرست نويسي ،دادن اصل مدرك.

19-مشخص نمودن تائيديه مشكل دار و ارسال آن به قسمت ثبت نام و پذيرش.

20-درخواست اقلام ازقبيل پوشه،گيره،برگه هاي فهرست نويسي و ...

 21-قراردادن اصل مدرك طبق رشته و حروف الفبا در زونكن ها و قراردادن در گاو صندوق.

22-جداسازي پرونده هاي راكد از پرونده هاي فعال و اخراجي يا انصرافي.

23-پاسخگويي به تماس هاي تلفني دانشجويان و گروهها.